In questa guida mettiamo a disposizione un modello di richiesta di convenzione per hotel.
Richiesta di Convenzione Hotel
La richiesta di convenzione hotel, dal punto di vista giuridico, è il primo passo verso la stipula di un contratto quadro tra una struttura ricettiva e un soggetto “aggregatore” di clientela, che può essere un’azienda, uno studio professionale, un ente pubblico, un’associazione, un sindacato o un’organizzazione sportiva. In sostanza stai proponendo all’albergo di trasformare un rapporto saltuario in un rapporto continuativo regolato da condizioni economiche e operative stabili, in cambio di un certo volume potenziale di pernottamenti o di servizi. Non si tratta di un semplice preventivo, ma di un accordo che, se formalizzato, produce obblighi reciproci: l’hotel si impegna a praticare determinate tariffe o agevolazioni ai “convenzionati”; il soggetto che richiede la convenzione si impegna a rispettare modalità di prenotazione, pagamenti e policy, talvolta anche a promuovere la struttura verso i propri referenti.
Quando compili o scrivi una richiesta di convenzione è utile impostarla come una proposta contrattuale, anche se informale. Vanno identificati chiaramente i soggetti, cioè chi sta chiedendo la convenzione e per conto di chi (per esempio un’azienda a favore dei propri dipendenti, un’associazione per i propri iscritti, un’organizzazione che gestisce eventi o formazione) e la struttura alberghiera destinataria. È bene precisare da subito il perimetro dell’accordo che vorresti: città, periodo dell’anno di interesse, numero stimato di pernottamenti, tipologia di camere e di servizi richiesti, eventuali esigenze particolari (per esempio spazi meeting, ristorazione, parcheggio, early check-in o late check-out). Più la richiesta è concreta, più è probabile che l’hotel possa formulare un’offerta chiara e, se accettata, trasformarla in una vera convenzione scritta.
Dal lato legale, ciò che trasforma uno scambio di mail in una convenzione vincolante è sempre il consenso su elementi essenziali: oggetto delle prestazioni, condizioni economiche, durata, eventuali penali e modalità di recesso. Per questo, dopo una prima fase di contatto, è opportuno chiedere espressamente all’hotel di inviare una proposta di convenzione in forma scritta, o proporre tu stesso una bozza di accordo. Nel documento andranno chiarite le tariffe riservate ai beneficiari, specificando se si tratta di tariffe fisse, tariffe scontate rispetto al listino o tariffe dinamiche con uno sconto minimo garantito; si dovrà precisare se le tariffe includono colazione, IVA, tassa di soggiorno, e se sono soggette a blackout dates in occasione di fiere o eventi particolari. Vanno definite le modalità di prenotazione (diretta da parte del beneficiario, tramite un referente aziendale, via portale dedicato, con codice convenzione da inserire nei sistemi di prenotazione) e le modalità di pagamento (a carico del singolo ospite, con fatturazione diretta all’azienda, con saldo centralizzato a fine mese).
Un elemento importante è il rapporto tra hotel e beneficiari della convenzione. Il fatto che esista una convenzione tra struttura e azienda o associazione non trasforma automaticamente quest’ultima nella parte contrattuale dei singoli soggiorni: salvo che sia previsto diversamente, il contratto di ospitalità si conclude comunque tra hotel e ospite, e l’azienda convenzionata ha solo diritto a condizioni economiche agevolate. Se però la convenzione prevede che l’azienda si faccia carico del pagamento dei soggiorni, si configura una vera e propria promessa al pubblico o una stipulazione a favore di terzo: l’azienda assume obblighi diretti verso l’hotel per le prenotazioni effettuate secondo la convenzione, e il documento dovrebbe prevedere limiti di responsabilità, plafond di spesa e condizioni per l’eventuale revoca della copertura.
Dal punto di vista della tutela del consumatore, occorre ricordare che il singolo ospite, se rientra nella nozione di consumatore, continua ad avere diritto alle tutele del Codice del Consumo nei confronti dell’hotel, in materia di informazioni precontrattuali, condizioni generali di contratto, eventuale recesso nelle prenotazioni a distanza se previsto dalla tipologia di servizio. La convenzione non può derogare in peius a diritti inderogabili: non è possibile, ad esempio, escludere in anticipo ogni responsabilità della struttura per inadempimenti gravi o patologie di sicurezza, né imporre penali manifestamente sproporzionate in caso di cancellazione, soprattutto se le prenotazioni sono concluse online o fuori dai locali. L’hotel, da parte sua, deve adeguare l’informativa privacy, perché nella gestione delle prenotazioni convenzionate potrebbe trattare dati personali dei dipendenti o degli iscritti all’associazione sulla base di una comunicazione da parte dell’azienda o dell’ente; in questo caso va chiarito se l’azienda è titolare autonomo o se si configura una contitolarità o un rapporto di responsabile del trattamento.
Nella richiesta di convenzione è consigliabile anche affrontare i profili di durata e recesso. Una convenzione a tempo determinato, ad esempio per un anno, con rinnovo tacito salvo disdetta, offre flessibilità a entrambe le parti; nel testo andrebbero indicati i termini di preavviso per la disdetta (tipicamente 30 o 60 giorni prima della scadenza) ed eventuali condizioni che giustificano il recesso immediato per giusta causa, come il mancato rispetto delle tariffe pattuite o gravi inadempimenti di una delle parti. Dal lato hotel, può essere opportuno inserire una clausola che consenta di rimodulare le tariffe in presenza di aumenti eccezionali dei costi o di cambiamenti di mercato; dal lato azienda, può essere utile prevedere che eventuali variazioni siano comunicate con un certo anticipo e che le prenotazioni già confermate mantengano il prezzo convenzionato.
A seconda della dimensione del rapporto, si può valutare se inserire nella convenzione anche clausole su responsabilità e manleva. Un’azienda che organizza eventi e conference con molti partecipanti potrebbe impegnarsi a informare i propri ospiti delle condizioni della struttura e a far rispettare determinate regole; l’hotel, a sua volta, potrebbe chiedere una manleva per danni causati dai partecipanti nelle parti comuni, salvo dolo o colpa grave della struttura. Per evitare conflitti di competenza, è buona tecnica individuare il foro competente per eventuali controversie tra hotel e azienda sulla convenzione, tenendo conto che per le liti con il consumatore ospite, invece, continuerà a valere il foro del consumatore se ricorrono i presupposti.
Infine, sul piano pratico e probatorio, la richiesta di convenzione e la successiva accettazione dovrebbero essere conservate, insieme con la versione più aggiornata dell’accordo e con l’elenco delle persone autorizzate a prenotare per conto dell’azienda o dell’associazione. In caso di contestazioni su tariffe applicate, penali di no-show o mancato riconoscimento della convenzione, questa documentazione sarà il riferimento per far valere i propri diritti o per dimostrare in cosa consistesse esattamente l’accordo. Una richiesta correttamente formulata, che già contenga gli elementi essenziali dell’intesa desiderata, facilita la predisposizione di una convenzione equilibrata e riduce il rischio che, nel tempo, si creino aspettative diverse o pretese unilaterali che l’altra parte non ha mai accettato.
Richiesta Convenzione Hotel Word Editabile e Compilabile
È disponibile il modello Word per la richiesta di convenzione alberghiera, scaricalo e personalizzalo inserendo le informazioni mancanti.
