In questa guida presentiamo un modello autorizzazione utilizzo auto personale disponibile in formato Word e PDF, entrambi editabili e compilabili.
Indice
Autorizzazione Utilizzo Auto Personale
Usare l’auto propria per svolgere attività lavorative è una prassi molto diffusa, ma dal punto di vista giuridico non è neutra. Coinvolge tre piani diversi: il rapporto di lavoro o di collaborazione (chi decide se e quando si può usare il mezzo proprio), la tutela assicurativa in caso di infortunio e il trattamento fiscale dei rimborsi spese. Una buona “autorizzazione all’uso del mezzo proprio” serve proprio a mettere ordine su questi aspetti, chiarendo che il datore di lavoro è informato, che l’uso è funzionale al servizio e che esistono regole per rimborsare le spese e gestire i rischi.
Sul piano contrattuale, il lavoratore subordinato non ha un diritto generale a farsi rimborsare l’uso dell’auto privata se il contratto individuale, il contratto collettivo o un regolamento interno non lo prevedono. In molti enti pubblici e aziende private esistono appositi moduli di richiesta e di autorizzazione all’uso del mezzo proprio per missioni o trasferte, spesso accompagnati da regolamenti che subordinano il via libera alla verifica di condizioni di convenienza economica, carenza di mezzi aziendali o di collegamenti pubblici adeguati e necessità di servizio. In questi modelli il lavoratore chiede di poter utilizzare la propria vettura per uno specifico spostamento o per un certo periodo, indicando tragitti, chilometraggio presunto, durata della missione, e il dirigente competente o il datore di lavoro, valutate le motivazioni, rilascia l’autorizzazione, di solito con formula espressa che attesta la sussistenza di quei presupposti.
Nei rapporti privati non esiste un formato “di legge”, ma è prudente ispirarsi a queste prassi, perché servono a dimostrare, anche a posteriori, che l’uso del mezzo privato non è stata una scelta personale isolata del lavoratore, ma una modalità di esecuzione del servizio conosciuta e accettata dal datore.
La rilevanza di questa autorizzazione emerge in modo chiaro sul terreno della tutela INAIL per l’infortunio in itinere. La copertura assicurativa obbligatoria non si limita agli incidenti “sul posto di lavoro”, ma si estende anche al normale tragitto casa lavoro e agli spostamenti tra sedi di lavoro o verso i luoghi di refezione, a condizione che il percorso sia diretto, non interrotto da deviazioni non necessarie e, se effettuato con mezzo privato, che l’uso di quel mezzo sia “necessitato”. La giurisprudenza e la prassi dell’INAIL chiariscono che l’uso dell’auto propria è considerato necessario, ad esempio, quando mancano mezzi pubblici adeguati, quando gli orari dei mezzi sono incompatibili con quelli di lavoro, quando le distanze sono tali da rendere irragionevole il tragitto a piedi, o quando lo spostamento riguarda località non servite.
Un’eventuale autorizzazione scritta del datore di lavoro a usare il mezzo proprio per una missione o per un certo tragitto non trasforma di per sé un uso “volontario” in uso “necessitato” ai fini INAIL, perché ciò dipende dalle condizioni oggettive del percorso, ma è un elemento importante per dimostrare che lo spostamento era legato al servizio e che il datore aveva ritenuto non praticabile l’uso di altri mezzi.
Sul piano fiscale e contributivo, l’autorizzazione è la premessa per trattare correttamente i rimborsi spese di viaggio. Per i dipendenti, l’articolo 51 del TUIR e la relativa prassi prevedono che i rimborsi analitici delle spese per trasferte fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro, compresi quelli attribuiti sotto forma di indennità chilometrica per l’uso di auto propria, non concorrono a formare il reddito imponibile se sono erogati a fronte di spese effettivamente sostenute e adeguatamente documentate.
La documentazione minima comprende di solito l’ordine di missione o di servizio, la richiesta e autorizzazione all’uso del mezzo proprio, il prospetto di rimborso con l’indicazione dei tragitti effettuati, dei chilometri percorsi, delle date, dell’eventuale pedaggio o parcheggio, e il richiamo alle tabelle ACI per il calcolo del costo chilometrico in funzione del modello di auto utilizzato. Per il datore di lavoro i rimborsi chilometrici sono deducibili nei limiti dell’articolo 95, comma 3, TUIR, cioè entro il costo chilometrico di un veicolo di potenza non superiore a determinati cavalli fiscali; per il lavoratore, nei limiti dei viaggi effettivamente autorizzati e documentati, non costituiscono reddito, mentre rimborsi non supportati da idonea documentazione tendono a essere considerati reddito imponibile.
Diverso è il caso dei collaboratori autonomi e dei professionisti: se il rapporto non è di lavoro subordinato, non si parla di “autorizzazione” in senso stretto, ma di pattuizione contrattuale. Il committente può accordarsi con il professionista perché questi utilizzi la propria auto per spostamenti legati all’incarico, riconoscendogli un rimborso chilometrico o un rimborso analitico delle spese; la disciplina fiscale cambia, perché per gli autonomi i rimborsi possono costituire compensi imponibili salvo che si tratti di spese anticipate in nome e per conto del cliente correttamente intestate. Anche in questi casi, però, una scrittura che preveda espressamente la possibilità di utilizzare il mezzo proprio, le condizioni, le tariffe e i limiti di rimborso evita contestazioni successive sulla natura delle somme erogate.
Nel modello di autorizzazione all’uso dell’auto propria, oltre ai dati anagrafici del lavoratore e del datore, è opportuno indicare le finalità e l’ambito dell’autorizzazione: se riguarda soltanto una missione specifica con data di inizio e fine, un certo tragitto o un certo numero di chilometri, oppure se ha carattere più generale (ad esempio per tutte le missioni di un determinato ufficio entro certe condizioni). I fac-simile adottati da amministrazioni e aziende precisano di solito che l’uso del mezzo proprio viene autorizzato “previo accertamento della convenienza economica, della carenza di mezzi pubblici o aziendali e delle esigenze di servizio”, registrano l’assunzione in carico di questi presupposti e accennano al fatto che le spese saranno rimborsate nei limiti del regolamento interno o della normativa vigente.
Nello stesso documento può essere prevista una sezione di “presa d’atto” in cui il lavoratore dichiara che il veicolo è in regola con revisione, assicurazione RC obbligatoria e, se del caso, copertura per l’uso diverso da quello privato, e che si impegna a rispettare il codice della strada e le procedure aziendali in materia di sicurezza.
Sull’assicurazione, infine, l’autorizzazione non sostituisce la polizza RC auto né le eventuali coperture aggiuntive. L’uso del mezzo privato per fini di lavoro comporta che la responsabilità civile verso terzi continui a gravare in prima battuta sul proprietario del veicolo, che deve verificare che la polizza RC non contenga esclusioni per l’uso per conto terzi o per scopi diversi da quelli dichiarati. L’autorizzazione del datore di lavoro non crea automaticamente un obbligo della compagnia di assicurazione di coprire anche i danni derivanti dall’uso lavorativo, al di là dei limiti già previsti dalla polizza; in alcuni casi, soprattutto quando il mezzo è usato frequentemente per lavoro, conviene valutare con l’assicuratore l’estensione delle garanzie o l’attivazione di una copertura ad hoc. Per l’azienda, resta possibile stipulare polizze di responsabilità civile verso terzi e verso prestatori di lavoro che contemplino anche gli spostamenti con mezzo proprio, ma ciò va deciso a livello di gestione del rischio complessivo.
Autorizzazione Utilizzo Auto Personale Word Editabile e Compilabile
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Autorizzazione Utilizzo Auto Personale PDF Editabile e Compilabile
In questa sezione offriamo il modello di autorizzazione utilizzo auto personale in formato PDF, facilmente scaricabile. Una volta ottenuto, il file può essere personalizzato secondo le proprie esigenze, consentendo l’aggiunta delle informazioni necessarie.
