La busta paga è un documento di grande importanza, perché consente al lavoratore dipendente di conoscere esattamente non solo le somme versate dal datore di lavoro a titolo di retribuzione, ma anche le trattenute applicate per gli oneri contributivi e fiscali, le giornate di lavoro effettivamente svolte e i benefici goduti.
Non bisogna mai dimenticare che la retribuzione è un diritto fondamentale riconosciuto a livello costituzionale. L’art. 36 della Carta, infatti, sancisce il diritto di ciascun lavoratore a un compenso proporzionato al tipo di lavoro svolto e sufficiente per vivere in modo dignitoso e libero. Per questo motivo la retribuzione rappresenta anche l’obbligazione principale del datore di lavoro che deve essere adempiuta a ogni costo, pena gravi conseguenze processuali e civili.
Indice
Obbligo di consegna della busta paga al lavoratore
La busta paga viene conosciuta anche con il nome di prospetto paga o cedolino e rappresenta il documento che contiene i movimenti economici che regolano i rapporti tra lavoratore dipendente e datore di lavoro. Precisamente, i dati contenuti sono quelli personali del lavoratore e del datore di lavoro, la data di assunzione e il tipo di contratto di lavoro applicato, oltre alla retribuzione mensile applicata e gli scatti di anzianità. Nella parte inferiore vengono indicate anche le ferie accumulate di cui il lavoratore non ha usufruito ma ha comunque accumulato, il tfr che ha maturato e le trattenute sulla retribuzione lordo.
Vi sono, infine, le somme che il datore deve erogare per la mensa e per le prestazioni sanitarie imposte dalla legge, la matricola INAIL e tutte le specifiche che riguardano la tipologia di contratto di lavoro. Se, ad esempio, si tratta di un operaio edile, vengono indicati anche i pagamenti eseguiti dal datore di lavoro a favore della cassa edile, mentre se si tratta di un operaio metalmeccanico, la busta paga conterrà la voce Metasalute, che rappresenta la quota versata per le sostenere le sue spese sanitarie. Insomma, il cedolino contiene tutte le specifiche che riguardano il tipo di lavoro, le informazioni del lavoratore e i dati dell’azienda.
Proprio per l’importanza che riveste, la busta paga deve essere conservata in modo ordinato dall’azienda, che è tenuto a consegnarla al lavoratore ogni qualvolta ne faccia richiesta e all’Ispettorato del lavoro, in caso di ispezione. Il momento migliore per la consegna del cedolino è quello della retribuzione, per offrire al lavoratore la prova che quanto viene previsto dalla legge gli viene regolarmente erogato.
Con la legge n. 4/1993 il legislatore ha imposto l’obbligo di consegna della busta paga ogni qualvolta il lavoratore ne faccia richiesta mediante l’utilizzo di strumenti che vanno dalla mail ordinaria alla Pec, passando per l’invio telematico da parte del consulente del lavoro che si occupa dell’emissione delle buste paga fino all’utilizzo della piattaforma Web aziendale, qualora la società ne fosse dotata. Ovviamente, lo strumento più semplice è quello della consegna a mano, da eseguirsi dopo formale richiesta scritta.
Vi sono tuttavia casi in cui il datore si rifiuta di consegnare la busta paga e il lavoratore deve attivarsi affinché gli venga consegnata in modo spontaneo e celere.
Oltre all’obbligo di consegnare il cedolino ai propri dipendenti, il decreto legge 112 del 2008 ha sancito l’obbligo in capo al datore di lavoro di tenere il LUL (Libro Unico del Lavoro). Tale documento ha sostituito i vecchi libri paga e libri matricola per far confluire tutte le informazioni sui dipendenti in un unico registro. A tal fine ricordiamo il quinto comma dell’art. 39 del D. L. 112 del 2008 secondo il quale l’obbligo di consegna della busta paga da parte del datore di lavoro previsto dalla legge 4 del 1953 viene adempiuto con la consegna contestuale della copia delle scritturazioni prendente nel LUL.
Come recuperare una vecchia busta paga in caso di smarrimento
Il cedolino rappresenta il resoconto mensile che permette al lavoratore di verificare il corretto conteggio delle somme accreditate con quelle che risultano dal cartaceo. Allo stesso modo può controllare che le trattenute operate per motivi contributivi e fiscali vengano eseguite correttamente. Insomma, la busta paga è un vero e proprio metro di misura per il lavoratore che attraverso la sua lettura può capire se l’azienda dove lavora rispetta il principio di buona fede, di correttezza e trasparenza, adempiendo a tutti gli obblighi nei confronti dei suoi dipendenti.
Non è raro che il lavoratore chieda la busta paga al datore di lavoro ma poi la smarrisca. È sufficiente una distrazione, la consegna del cedolino al Caf senza restituzione o richiesta di fotocopia o semplicemente lo smarrimento della busta dov’era posta, per mettere nel panico il lavoratore. Bisogna considerare che spesso i rapporti con il proprio datore non sono distesi, quest’ultimo può mettere distanza, essere sempre impegnato o avere un protocollo per la consegna piuttosto rigido e la richiesta del duplicato può risultare difficile per i suoi dipendenti.
Nonostante questo, se il lavoratore smarrisce il cedolino, ha diritto a chiederlo e a ottenerne una copia in tempi brevi. Per riottenere la busta paga che è stata smarrita, egli non dovrà fare altro che richiederne il duplicato all’ufficio amministrativo. Tale istanza va fatta in modo formale per iscritto, allegando il proprio documento di identità e sottoscrivendo di proprio pungo la richiesta.
Se il cedolino si riferisce a un periodo recente, la busta paga sarà di facile reperimento e gli addetti all’amministrazione impiegheranno poco per ritrovarla. Se, invece, l’istanza riguarda mensilità molto vecchie, occorrerà fare una ricerca negli archivi e per questo la risposta potrebbe arrivare con qualche giorno di ritardo.
In ogni caso oggi non dovrebbe essere un problema reperire un cedolino, dal momento che gli studi che si occupano di consulenza del lavoro le inviano ogni mese per e-mail. Pertanto la loro ricerca dovrebbe risultare piuttosto rapida e fluida, a meno che non vi sia l’abitudine da parte dell’azienda di eliminare le annualità precedenti.
La richiesta della busta paga smarrita va fatta all’ufficio del personale, nei casi di aziende di grandi dimensioni. Se, invece, si tratta di piccole aziende, basterà fare richiesta all’ufficio amministrativo per ottenere celere riscontro.
Come avviene la conservazione della busta paga
Per far fronte alle richieste di consegna della busta paga smarrita, è opportuno che le azienda conservino in modo ordinato i cedolini, dividendoli per operaio e annualità. L’archivio in questi casi si rivela essenziale per rispondere alle esigenze di ordine e celerità che il mondo del lavoro richiede oggi.
In caso contrario, si corre il rischio di fare grande confusione e di incorrere in veri e propri ritardi. Per questa ragione sempre più aziende stanno utilizzando dei programmi ad hoc che permettono di archiviare in modo metodico le buste paga, per poterle recuperare in totale autonomia. Il software viene acquistato dall’azienda, ma consente la consultazione dei dati a ciascun lavoratore attraverso una password, per facilitarne l’accesso e il relativo reperimento.
Il programma permette di entrare nel profilo personale attraverso il login, che viene eseguito successivamente alla registrazione alla piattaforma, consentendo in tal modo di ricercare le mensilità di proprio interesse in pochi secondi. Dopodiché, il lavoratore può scaricare il cedolino senza l’ausilio dell’impiegato e in velocità. Il grande vantaggio di questo sistema è che non occorre chiedere permessi né presentare istanze formali perché l’archivio è consultabile gratuitamente e in qualsiasi momento del giorno e della notte, anche dal proprio smartphone e ogni busta paga può essere salvata anche nel proprio smartphone.
Ovviamente, il software deve essere acquistato dal datore di lavoro che dovrà fornire a ogni dipendente le proprie credenziali di accesso per entrare nell’area personale ed eseguire le azioni necessarie.
Conservare correttamente la busta paga
Una volta riottenuta la busta paga, è necessario conservarla bene creando, se è il caso, un piccolo archivio domestico diviso per annualità si tratta di un lavoro di grande importanza soprattutto nella fase patologica del rapporto di lavoro e cioè nei casi di licenziamento. La busta paga consentirà di calcolare il proprio TFR in modo preciso, di confrontare ogni mensilità con i bonifici ricevuti per verificare l’esistenza di qualche gap nei pagamenti che consentirà di presentare anche ricorso.
Ricordiamo che in caso di ricorso innanzi al giudice del lavoro, la presentazione delle buste paga diventa di fondamentale importanza perché costituisce prova delle trattenute fiscali e contributive che dovevano essere operate e dell’ammontare di stipendi che il datore non ha versato. La data dei mancati bonifici farò decorrere anche il calcolo degli interessi e della mora, consentendo al lavoratore di essere più preciso nella determinazione del suo credito.
Essa funge per il giudice da prova dell’esistenza del rapporto di lavoro dipendente e racconta la storia del lavoratore all’interno dell’azienda. In molti casi, infatti, il rapporto nasce come contratto di lavoro a tempo determinato e solo dopo qualche anno si trasforma in lavoro a tempo indeterminato, con relative modifiche di alcune aliquote.
Recupero della busta paga
Come anticipato, la consegna della busta paga smarrita o distrutta può avvenire con mezzi diversi. Di seguito proveremo a elencarli in modo preciso ed esaustivo:
consegna a mano: il metodo di consegna della busta paga più diffuso è quello cartaceo, soprattutto nelle aziende di piccole dimensioni. La consegna brevi manu richiede la firma del cedolino da parte del lavoratore come prova dell’avvenuta ricevuta e accettazione e alcune aziende possono richiedere l’istanza formale scritta da presentare all’ufficio del personale.
Consegna del cedolino via e-mail: per motivi di celerità e per evitare la stampa di buste paga, il Ministero del lavoro ha dato la possibilità di consegnare la busta paga anche a mezzo mail. Ciò è possibile solo se l’indirizzo di posta elettronica corrisponde a quello del lavoratore intestatario del cedolino che sia in possesso della password personale.
Trattandosi di un sistema ammesso dalla legge ma con poche garanzie dal punto di vista della privacy, sempre più spesso le aziende stanno adottando due diversi sistemi, con il primo permettono al lavoratore di accedere alla busta paga condizionando l’apertura all’immissione di una password inviata a mezzo mail o tramite sms sul numero di cellulare personale del lavoratore. In alternativa, il lavoratore dovrà inviare una ricevuta a mezzo mail che provi l’avvenuta ricezione del cedolino.
Consegna busta paga a mezzo Pec (Poste Elettronica Certificata): quando l’azienda non possiede un software specifico, può provvedere alla consegna della busta paga richiesta via Pec. Si tratta di un ottimo strumento per entrambi, perché il datore può salvare la ricevuta di consegna che funge da prova legale del suo adempimento e il lavoratore ha la certezza della data di ricezione. Ciononostante, è difficile che il lavoratore disponga della Pec, soprattutto se si tratta di un operaio per il quale non è necessario il possesso di una posta certificata. Pertanto se questi chiedesse a un suo conoscente che ne fosse dotato di farla pervenire sulla sua casella e di consegnargliela, per l’azienda non sarebbe piena prova della sua dazione.
Sito aziendale: la consegna del cedolino tramite piattaforma Web è la soluzione più pratica e veloce, come abbiamo ampiamente esposto precedentemente. Il Ministero del Lavoro ha aperto questa strada per semplificare i rapporti tra lavoratore e datore, garantendo anche una certa autonomia ai dipendenti.
In questo modo questi ultimi possono scaricarla ogni mese, associarla ai bonifici ricevuti monitorando anno dopo anno l’operato del datore e il suo rispetto delle regole. In tale direzione, il calcolo del TFR, un eventuale ricorso contro l’azienda o qualsiasi altra contestazione si velocizza e il dipendente non è costretto a interfacciarsi con l’ufficio amministrativo o con l’ufficio personale. Ricordiamo, però, che il sito Web funziona solo se è l’azienda a fornire l’accessibilità al lavoratore, fornendo username e password personale.
Consegna busta paga tramite consulente del lavoro: un’ultima possibilità di consegna della busta paga è l’invio della mail direttamente dal consulente del lavoro. Le aziende moderne, infatti, sono obbligate ad avere oltre al commercialista, anche un consulente del lavoro persona fisica o società che si occupa di eseguire tutte le formalità relative alle assunzioni di operai e dipendenti e relative emissioni di buste paga.
Il consulente segue la vita del rapporto di lavoro dalla sua nascita fino alla fine, è quindi pronto a calcolare il TFR, le imposte sul TFR ed eventualmente fornisce anche una consulenza sulle modalità di conciliazione dopo il licenziamento. Questi è in contatto con il sindacato di riferimento e se l’azienda ne fa richiesta, fissa un appuntamento per redigere l’accordo ed eseguire le successive formalità come l’omologazione in tribunale. Insomma, il consulente è un professionista scelto dal datore di lavoro diche gode della piena fiducia di quest’ultimo, per questo il Ministero del Lavoro consente al datore di lavoro di fornire specifico mandato al consulente di consegnare le buste paga al lavoratore in delega e cioè per conto e dietro autorizzazione del datore di lavoro, quando il lavoratore ne faccia richiesta. La consegna deve avvenire in modo cartaceo o a mezzo mail.
È importante specificare che la responsabilità in caso di mancata ricezione del cedolino da parte del dipendente resta a carico del datore e non del consulente, che agisce solo come delegato.
Cosa succede al datore di lavoro se non consegna la busta paga
Se il datore di lavoro si rifiuta di consegnare le buste paga al lavoratore, gli viene comminata una sanzione amministrativa da 150 a 900 euro. Ma se tale violazione viene posta a carico di più di cinque dipendenti o per più di 6 mesi, la sanzione aumenta da 600 a 3.600 euro. Inoltre, quando la stessa violazione viene compiuta per un periodo superiore a un anno, la sanzione aumenta dai 1.200 ai 7.200 euro, come previsto dall’articolo 5 della legge 4 del 1953.
Quando il datore si mostra reticente, trova scuse o si rifiuta categoricamente di consegnare il cedolino, il lavoratore può rivolgersi all’Ispettorato del Lavoro che provvederà a far valere il diritto del lavoratore.