Quando si deve affrontare una spesa che riguarda qualsiasi ambito della propria quotidianità è sempre meglio richiedere un preventivo per conoscere il costo dell’intervento prima di sottoscrivere un contratto o concludere qualsivoglia accordo.
Il preventivo di spesa può essere richiesto per eseguire dei lavori in casa come una ristrutturazione, la riparazione di parte degli impianti idraulici ed elettrici, ma anche per l’acquisto di mobili, di un’auto, per organizzare un viaggio e tutto ciò che comporta un esborso di denaro che non si può quantificare in modo preciso prima di chiudere l’accordo.
In questa direzione, possiamo definire il preventivo di spesa come un vero e proprio documento con il quale un’impresa consegna al potenziale cliente il costo di un lavoro che gli è stato chiesto.
Il preventivo, dunque, è una sorta di biglietto da visita con cui un fornitore si presenta al committente, mostrando precisamente i costi singoli delle lavorazioni, dei materiali ed eventualmente lo sconto che intende operare. Attenzione, però, che questo documento deve essere preciso e particolareggiato dal momento che deve indicare il costo singola di ogni voce, senza essere generici.
Facciamo l’esempio classico del preventivo per l’esecuzione di lavori edili: in questo caso la dittà dovrà inserire il costo del materiale al chilo o al quintale se si tratta, ad esempio, di cemento o intonaco, oppure il prezzo a metroquadro, come nel caso delle piastrelle e della cavetteria. Dopo la specifica del materiale, occorre indicare il prezzo della posa in opera che può essere a misura o a corpo: nel primo caso il calcolo dei lavori viene eseguito in base alla quantità delle opere, mentre nel secondo il costo è stabilito a forfait.
Nel caso di preventivo per un viaggio, invece, le voci dovranno riguardare in primo luogo il costo del mezzo di trasporto e cioè dell’aereo, del treno o del bus specificando eventuali scali. successivamente, dovrà essere indicato il costo dell’alloggio, dei trasporti in loco e del vitto, se è compreso. Infine, l’agenzia di viaggi dovrà inserire anche il proprio margne di guadagno, che rappresenta l’unica parte che può modificare.
Con un’offerta così strutturata il potenziale cliente potrà decidere se cambiare l’alloggio, se evitare di inserire il vitto o se modificare il mezzo di trasporto, scegliendone uno più economico. Insomma, un preventivo chiaro e puntuale rappresenta una garanzia di trasparenza e chiarezza della ditta, dell’agenzia o di un professionista e una base di lavoro per eventuali trattative.
Indice
Come richiedere il preventivo
La richiesta del preventivo può essere fatta di persona, e cioè verbalmente o via mail. Se si tratta di lavori edili, è necessario che un rappresentante della ditta venga sul luogo dove devono essere eseguite le opere per prendere le misure, ricevere il progetto se presente, e appuntarsi la tipologia di materiali che il committente intende scegliere.
Nel caso in cui si chieda un preventivo per la realizzazione di un gioiello, invece, il cliente sceglierà il colore dell’oro, la pietra da incastonare e la lavorazione. Sulla base di tali indicazioni l’orafo abbozzerà un preventivo che verrà sottoposto all’attenzione del richiedente. Insomma, oggi il preventivo è un documento importante che non va trascurato: il potenziale cliente ha diritto a riceverlo per avere un quadro chiaro e preciso della spese che dovrà affrontare e la ditta, il professionista e l’artigiano deve mettere in conto anche questa parte di lavoro per potersi accaparrare la fiducia del committente.
Ricordiamo a tal fine che la stesura del preventivo è gratuita e liberamente accettabile o declinabile dal richiedente, ma può diventare un’ottima pubblicità per chi lo redige. Non possiamo trascurare che la compilazione di offerte scritte è un’ottima occasione per trovare nuovi clienti anche attraverso il passaparola. La serietà di una persona passa anche attraverso il modo in cui affronta le fasi preliminari del lavoro: l’ascolto del cliente, la comprensione di ciò che chiede, la disponibilità a indicare i costi specificando ogni voce.
Basti pensare che oggi anche professionisti come avvocati, fiscalisti, architetti e ingegneri usano fare preventivi per indicare il costo del proprio lavoro, senza dimenticare di indicare con precisione le voci che lo compongono. Essere chiari in questa fase getta le basi per un rapporto fondato sulla trasparenza che non darà problemi dopo, questo significa che una volta cristallizzato l’accordo il cliente non potrà contestare il tipo di materiale impiegato, il tempo impiegato per terminare l’opera o il numero di operai utilizzati. Meno disguidi, meno contestazioni e meno problemi per poter svolgere il lavoro in serenità e senza pericolo di contenzioso.
La libertà di accettare o meno il preventivo comporta anche un’altra conseguenza: l’insussistenza di qualsiasi tipo di legame tra richiedente e ditta e l’inesistenza di obblighi da parte del cliente a farsi svolgere quel lavoro, ma solo l’educazione di declinarlo. Il preventivo, infatti, è solo una proposta che è possibile chiedere anche a più ditte per scegliere il più conveniente non solo in base al prezzo, ma anche sulla scorte delle voci relative al tipo di materiali e delle lavorazioni.
Come anticipato, è conveniente chiedere il preventivo per iscritto rispettando due requisiti
-chiedere ciò che si desidera in modo puntuale e preciso, evitando ogni tipo di confusione a riguardo;
-fissare un limite di tempo per la ricezione del preventivo, per poter scegliere senza far passare troppi mesi.
La necessità di mettere per iscritto sia la richiesta che il preventivo impedisce alla ditta di cambiare i prezzi durante i lavori, salvo il caso in cui non esista un accordo preciso tra le parti. Ricordiamo che l’imprenditore o il professionista che redigono l’offerta possono inserire una clausola con cui specificano l’eventuale aumento dei prezzi quando ricorrono determinate condizioni. Pensiamo al caso della guerra che negli ultimi due anni ha innalzato i prezzi di moltissimi materiali, rendendone anche più difficile il reperimento tanto da far approvare il decreto Caro Prezzi, che ha consentito ai fornitori, alle imprese di lavori e eservizi di chiedere l’adeguamento dei prezzi anche dopo la chiusura dei lavori.
Come rifiutare un preventivo
Quanto scritto sin qui ci fa capire l’importanza di questo documento e la possibilità di rifiutarlo quando non soddisfa le esigenze del potenziale cliente. Scrivere una lettera di rifiuto al preventivo è molto importante per diverse ragioni, che qui proveremo a riassumere.
Rispondere in qualunque caso, mostrando gratitudine per il tempo speso per la sua redazione: è importante rispondere sempre con un messaggio, anche solo per avvisare che non si è più interessanti e che si apprezza il tempo e il lavoro che si è spesi per redigere il preventivo. Non bisogna dimenticare che ciò che si sta rifiutando rappresenta una speranza di lavoro per chi lo ha inviato che ha impiegato le proprie conoscenze e il tempo per cercare il tipo di materiali e il relativo costo.
Rispondere in modo cordiale: anche se il preventivo non è piaciuto nella forma in cui è stato redatto o i prezzi non hanno proprio convinto perché eccessivamente alti, bisogna rispondere sempre in modo cordiale. Ognuno ha il proprio modo di lavorare e ha diritto a praticare i prezzi che ritiene opportuni per il proprio lavoro, ma chi lo riceve gode della stessa libertà di rifiutarlo purché lo faccia con cordialità e senza asprezza.
Dare sempre una spiegazione: la gentilezza passa anche attraverso la chiarezza. Questo significa che nello scrivere il rifiuto del preventivo ricevuto occorre anche motivare la propria decisione, indiando quali sono i punti che hanno convinto meno. Si tratta di una parte importante della lettera perché apre la strada a una futura trattativa, consente di restare in buoni rapporti con la ditta e mostra la propria trasparenza. Se è il tipo dei materiali, ad esempio, ad aver convinto meno occorre specificarlo, indicando anche l’eventuale preferenza. Se, invece, è il costo del trasporto o le modalità di pagamento che hanno indotto a rifiutare, è possibile specificare come si intendeva onorare il proprio debito.
Non temere la trattativa: quando si è chiari non bisogna aver paura di trattare andando fino in fondo. Se la ditta è veramente interessata a eseguire quel lavoro, una volta ricevuta la lettera con il rifiuto metterà in campo una strategia per convincere il potenziale cliente. Così se ad esempio il cliente ha rifiutato perché non intendeva pagare con bonifico alla presentazione della fattura ma con cambiali, dilazionando il pagamento, la ditta può inviare una controproposta accettando anche mezzi di pagamento alternativi e specificando, magari, la tempistica massima entro cui deve avvenire il saldo. Nel caso di rifiuto perché troppo care le lavorazioni, la ditta dovrà valutare se per lui è conveniente limare i prezzi o se è meglio rifiutare per evitare contenziosi futuri.
Come scrivere una lettera per rifiutare il preventivo
Una volta ricevuto il preventivo, occorre leggerlo e analizzarlo con la massima attenzione per verificare che la ditta abbia inserito tutte le voci richieste, controllare i prezzi praticati ed eventualmente lo sconto offerto. Una volta letto con attenzione e dopo averlo confrontato con gli altri è possibile effettuare la scelta.
Attenzione, però, a non lasciarsi convincere solo dal costo scegliendo semplicemente il più basso, ma studiare ogni voce individuando anche la tipologia di materiali inseriti. Posare materiali di bassa qualità, infatti, invaliderebbe l’opera rendendola poco duratura pur costando di meno. Ma se vedrete un preventivo più alto perché sono stati inseriti articoli di qualità superiore, è bene che scegliate questa offerta perché ne risparmierete in futuro di manutenzione e sostituzione.
Se il preventivo che vi è stato inviato non vi convince, avete il diritto di rifiutarlo con una mail. Ma come scriverla e come essere assertivi in modo educato?
La prima indicazione che dovete inserire è la data in cui scrivete con il destinatario della missiva. Rivolgetevi a lui con appellativi formali come gentilissimo, egregio o spettabile, indicando la ragione sociale della ditta o il nome e cognome con cui ha sottoscritto il preventivo.
Il secondo elemento è l’oggetto della lettera che dovrà indicare semplicemente: rifiuto del preventivo ricevuto per i lavori, specificando la sede è avvenuto il sopralluogo. Dopo questa parte è possibile declinare l’offerta scrivendo anche le ragioni in modo semplice ma chiaro. Cos’è che non vi ha convinto del preventivo? Quali sono le voci che vi hanno destato maggiori dubbi? I casi più frequenti riguardano i tempi di esecuzione, i costi, la scelta dei materiali, le modalità di pagamento del lavoro.
Facciamo alcuni esempi: se avete chiesto un preventivo per il rifacimento di un impianto elettrico, è possibile che il materiale che vi hanno inserito nell’offerta non vi convinca perché di bassa qualità o perché non adatto al lavoro secondo la vostra esperienza. In altri casi, i tempi di esecuzione non rispettano ciò che ci si aspetta perché la ditta non ha tempo di iniziare immediatamente ma dopo qualche mese perché troppo oberata di lavoro. Questo può essere un valido motivo per rifiutare il preventivo e occorrerà indicarlo nella lettera di rifiuto per dare la possibilità alla ditta di modificare la data di inizio, venendo incontro alle esigenze del richiedente.
Non bisogna dimenticare che dopo il rifiuto del preventivo può esserci una controproposta con cui la parte che non ha convinto il cliente viene modificata a suo vantaggio. Si tratta di una politica aziendale per convincere il potenziale cliente a scegliere la propria ditta, soddisfacendo le sue richieste con limature dei prezzi, modificando i materiali con articoli diversi e più vicini alle richieste o stabilendo tempi di inizio ed esecuzione rispettosi delle necessità del richiedente.
Alla controproposta può seguire poi l’accettazione o il definitivo rifiuto, che avviene sempre per in forma scrivva e secondo le modalità che abbiamo indicato sopra.
Quando si riceve un preventivo, esso deve contenere alcune indicazioni che dimostrano la serietà della ditta e le rette intenzioni di chi lo redige.
I dati imprescindibili sono
-i dati della ditta comprensivi della ragione sociale, partita Iva o Codice Fiscale se si tratta di impresa individuale o di un professionista
-i dati del cliente che riceverà il preventivo
-la scadenza dell’offerta
-i tempi di inizio del lavoro e durata dell’esecuzione
-la variabilità dei prezzi o indicazione che i costi sono fissi e invariabili
-la data di elaborazione dell’offerta
-la specifica dei prezzi e cioè se si tratta di prezzi a misura o a corpo
-il costo dei materiali
-le modalità di pagamento (con bonifico, assegno o cambiali) e la cadenza di ogni corresponsione
-la firma.
Questi sono gli elementi che deve contenere un preventivo e su cui occorre fare molta attenzione perché saranno il punto di partenza per fare la differenza con gli altri preventivi ricevuti.
Ricevere un’offerta troppo scarna, infatti, dovrebbe far nascere qualche dubbio sull’impegno posto dalla ditta nella sua redazione e sull’interesse ad accaparrarsi effettivamente i lavori. Ma c’è un’altra considerazione da fare che riguarda la possibilità di chiedere una modifica su alcune voci.
Se si riceve un’offerta molto generica dove le voci non sono bene specificate, non si riesce a capire come si è arrivati al costo finale e il ricevente tenderà a rifiutare seccamente senza poter giustificare la propria decisione. Quando invece il preventivo è molto preciso, chi lo riceve può valutare ogni voce, stabilendo che alcuni prezzi sono alti mentre altri troppo bassi, contestando le singole voci. In questo modo anche la ditta avrà la possibilità di stabilire se può fare qualche attenzione limando i prezzi o se non può operare nessuno sconto.
La redazione di un buon preventivo da parte di una ditta consente di stabilire un rapporto chiaro con il cliente, e quando quest’ultimo si trova in possesso di più offerte ricevute da diverse ditte, è in grado di farsi un’idea precisa del miglior offerente, dei materiali impiegati e del tempo occorrente per chiudere i lavori. Non bisogna mai aver paura di chiedere preventivi e il rifiuto di redigerlo è un chiaro segno che la ditta non è interessata a eseguire le opere o ha qualcosa da nascondere.