Come Attivare un’Azienda Inattiva

In questa guida spieghiamo come attivare un’azienda inattiva.

Quando si costituisce una nuova società è necessario porre in essere una serie di adempimenti che consentono ai soci di fare partire l’attività. Il primo passo è quello di sottoscrivere l’atto costitutivo.
Successivamente, lo stesso notaio o i soci devono iscrivere tale atto costitutivo presso il registro delle imprese per poi chiedere l’attribuzione della partita IVA, aprire le posizioni assistenziali e previdenziali e infine, provvedere agli adempimenti amministrativi.
In via esemplificativa, tali adempimenti possono seguire la procedura semplificata conosciuta meglio come ComUnica o per esteso, Comunicazione Unica. Tale procedura permette di svolgere contemporaneamente i principali adempimenti nonostante le competenze di uffici diversi dal Registro delle Imprese. Tra le azioni più importanti ricordiamo
-l’iscrizione dell’atto costitutivo e il deposito delle cariche sociali presso il registro delle imprese
-l’iscrizione e la denuncia di inizio attività presso il REA
-la richiesta di attribuzione della partita IVA o del codice fiscale (in caso di impresa individuale) all’Agenzia delle Entrate
-SCIA e posizioni contributive (INPS e INAIL)
-l’iscrizione di sedi secondarie e l’attivazione della PEC.

Tra queste, l’adempimento che rende operativa o meno la società è la registrazione dell’atto costitutivo con la dicitura espressa attiva o inattiva. Nel primo caso l’amministratore della società intende farla partire immediatamente, mentre nel secondo egli ha intenzione solo aprire la società, lasciando a un momento successivo l’inizio dell’attività economica.
Con la Comunicazione Unica, in pratica, l’impresa comunica telematicamente alla Pubblica Amministrazione che l’attività è iniziata, senza doversi recare fisicamente all’ufficio competente. La procedura si attiva con l’invio di una pratica digitale che contiene tutte le informazioni necessarie da comunicare agli enti per poter partire con la nuova attività economica.
L’impresa inattiva, infatti, è un’impresa che esiste ed è regolarmente iscritta presso il Registro delle Imprese ma per i più disparati motivi non ha dato inizio alla sua attività, o, in altri casi non ha dichiarato ancora la data in cui ha iniziato.

Come viene strutturata la pratica di Comunicazione Unica

Se si decide di seguire la procedura semplificata, la Comunicazione Unica deve avere una struttura precisa che comprende
-il documento che contiene i dati anagrafici del richiedente, l’oggetto della relativa comunicazione e il riepilogo finale che elenca le richieste agli enti (Modello di Comunicazione Unica)
-i modelli per l’Agenzia delle Entrate
-i modelli per il Registro delle Imprese
-modelli per INPS e INAIL
-eventuale Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) per lo Sportello Unico delle Attività Produttive (SUAP).

Chi è competente alla presentazione della Comunicazione Unica

Quando si apre una nuova impresa le incombenze sono davvero numerose e spesso si rischia di dimenticare qualche adempimento importante o di commettere qualche errore nella compilazione dei modelli. Per questa ragione la legge richiede che la presentazione venga inoltrata esclusivamente dal legale rappresentante della società o da un intermediario. Quest’ultimo, in ogni caso, deve possedere
-la firma digitale ottenuta ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale tramite un certificato idoneo riconosciuto in Italia
-un valido indirizzo di posta certificata dell’impresa (PEC)
-le credenziali per accedere e operare su Telemaco, la piattaforma che consente di inviare le pratiche telematiche che riguardano le imprese al registro delle imprese
-un pc con annesso browser e connessione al Web.

Una volta ricevuta la pratica telematica, il Registro delle Imprese analizza la documentazione e procede con le seguenti formalità
-acquisisce la documentazione e invia la ricevuta con il numero di protocollo e la ricevuta della Comunicazione Unica all’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata). L’invio del numero di protocollo e della ricevuta avviene in modo automatico e non rappresenta evasione della pratica, ma solo la sua presa in carico;
-da questo momento il registro delle imprese si attiva per smistare la documentazione agli enti competenti affinché ciascuno la valuti e si pronunci entro i termini previsti dalla legge.

L’evasione della pratica e l’utilizzo della procura

Dopo aver esaminato la pratica, la Camera di Commercio e gli enti coinvolti comunicano l’esito della comunicazione all’impresa a mezzo posta certificata e contestualmente al mittente della pratica.

Come anticipato, quando si apre una nuova impresa ci sono molte incombenze da portare avanti e spesso l’amministratore, che non è addentrato nel mondo delle piattaforme telematiche, può decidere di non correre rischi e di affidare l’espletamento degli adempimenti necessari a una società di servizi competente ed esperta.

Per questa ragione è possibile utilizzare lo strumento della procura, che consente all’imprenditore di dare incarico a un soggetto terzo di presentare la pratica di Comunicazione Unica. In altre parole, il titolare dell’impresa nascente affida il potere di compilare, sottoscrivere digitalmente e presentare in via telematica la Comunicazione Unica a un soggetto terzo qualificato.

Il professionista o la società di servizi che viene incaricata e alla quale viene attribuita la procura, prepara la documentazione e la invia all’ufficio del Registro delle Imprese competente per territorio. La competenza è un elemento di fondamentale importanza che viene individuato in base al codice univoco assegnato alla pratica.

È importante sottolineare che si tratta di una procura speciale e non generale, intendendo con tale espressione il potere di espletare solo la formalità espressamente identificata con il codice univoco della pratica. Questo significa che il terzo soggetto non potrà presentare altre pratiche al registro delle imprese se non quella per la quale è stato investito espressamente con la procura. Ricordiamo, infine, che la procura deve avere la forma dell’atto scritto non autenticato.

Il costo della Comunicazione Unica e il Software per l’invio della pratica

Il costo per il disbrigo della Comunicazione Unica non è fisso, ma varia in base alla forma giuridica della società che si intende attivare e dalla tipologia di attività da avviare. In generale, il costo comprende i diritti di segreteria per l’iscrizione dell’impresa al registro delle Imprese e altri versamenti, se l’impresa svolge attività particolari. Nessun costo ulteriore è previsto per aprire le posizioni previdenziali e la partita IVA.

Per l’invio della pratica ComUnica è necessario un software che permette di comunicare con il Registro delle Imprese che prende il nome di ComUnica Impresa. Si tratta di una piattaforma che guida passo dopo passo l’utente alla compilazione dei modelli che portano alla nascita dell’impresa.

Ovviamente, lo stesso software potrà essere utilizzato per le comunicazioni successive e cioè per tutte le variazioni della compagine sociale e per la cancellazione definitiva della partita IVA. Oltre alla piattaforma, occorrerà essere dotati degli applicativi per compilare i modelli da inviare all’Ufficio del registro delle Imprese e all’Agenzia delle Entrate.

Dopo averli compilati in ogni parte, i file vengono importati nella piattaforma ComUnica, assemblati e spediti in un unico file. Ogni applicativo utilizzato per compilare i modelli può essere scaricato dal Web in modo gratuito collegandosi al sito del Registro Imprese, aprendo la sezione Strumenti.

Come avviene la compilazione

Compilare le pratiche da inviare al Registro delle Imprese non è difficile, ma è necessario porre molta attenzione per non dimenticare nulla. Scopriamo insieme i nomi degli applicativi e dei file per non creare confusione
-per la compilazione delle pratiche Inps che hanno ad oggetto la gestione dei dipendenti, artigiani e commercianti e per tutti i file da inviare al registro delle Imprese si utilizza FedraPlus;
-per la redazione e successiva spedizione delle pratiche ComUnica occorre ComUnica Impresa, l’unico applicativo utile a tal fine;
-i modelli per l’Agenzia delle Entrate sono solo il modello AA7 e il modello AA9.

Prima di procedere alla compilazione l’utente dovrà avere a portata di mano la firma digitale per la firma delle pratiche Comunicazione Unica. Ricordiamo, infatti, che oggi la firma digitale ha il medesimo valore legale di una firma autografa apposta dall’interessato. Questo significa che se si compila correttamente il file ma non lo si firma digitalmente, la pratica verrà cestinata per mancanza di autenticazione.

Il secondo requisito è l’accesso a Telemaco con le relative credenziali, per poter spedire correttamente la pratica all’Ufficio del registro delle Imprese competente per territorio.

Come fare se non si è in possesso della firma digitale

Quando si decide di aprire un’impresa, è necessario dotarsi delle firma digitale che potrà essere utilizzata per la sottoscrizione di contratti a distanza, verifica dati sulla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate e tanti altri impieghi che la rendono indispensabile. Se non si è in possesso di questo importante dispositivo, bisogna recarsi alla Camera di Commercio della propria città e farne richiesta.

Per velocizzare la pratica è consigliato fissare un appuntamento con l’ufficio, portando con se tre fotocopie dei propri documenti d’identità. Non tutti sanno che la firma digitale può essere richiesta anche presso altri enti accreditati e riconosciuti dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Le credenziali Telemaco, invece, sono più complesse e richiedono una richiesta tramite convenzione per le Associazioni di categoria o gli Ordini Professionali legalmente riconosciuti. In mancanza, è possibile eseguire una registrazione sulla piattaforma del Registro delle Imprese e il successivo pagamento con carta di credito o altri validi sistemi bancari riconosciuti dal sistema per versare le imposte e i diritti.

Perché è importante attivare una società inattiva

Un’impresa inattiva è un’impresa aperta all’anagrafe tributaria in modo formale ma non ancora operativa, per questo possono essere chiamate anche società dormienti. Le ragioni per le quali un soggetto decide di attivarla successivamente sono diverse e vanno dal timore che l’attività non decolli alla mancanza di fatturato. In altri casi, invece, può succedere che il soggetto ha lavorato per un breve periodo ma poi ha deciso di non svolgere più quell’attività, senza provvedere alla relativa chiusura.

Molti utenti chiedono quali sono le conseguenza di un’impresa inattiva. In via generale, è possibile affermare che in queste ipotesi l’Agenzia delle Entrate ha diritto a inviare una comunicazione nella quale segnala al titolare della partita IVA l’inattività, chiedendo di confermare lo stato di fatto dell’impresa e cioè che si tratta di una società inattiva.

Qualora il rappresentante legale non dovesse rispondere alla comunicazione, l’Agenzia delle Entrate ha la facoltà di procedere alla cancellazione della partita IVA dai registri, inviando un avviso di accertamento che contenga le sanzioni fiscali o eventuali imposte che risultano non pagate.

Se il rappresentante legale non paga le imposte dovute e notificate, l’Agenzia delle Entrate iscrive a ruolo la cartella, acquisendo un titolo esecutivo per poter procedere all’esecuzione forzata mirata al recupero delle somme contestate.

Un’ulteriore conseguenza è quella di veder segnalata la propria partita IIVA inattiva alla Centrale Rischi. Questa misura potrebbe impedire all’impresa di ottenere credito in futuro, pregiudicando anche il futuro dell’impresa.

Nei casi più gravi, l’Agenzia delle Entrate può irrogare sanzioni penali o amministrative per la violazione di obblighi fiscali in seguito a un procedimento di verifica.

Le conseguenze di una partita Iva Inattiva

Ciò premesso, possiamo elencare le conseguenze in cui può incorrere un’impresa inattiva in questo modo
-il titolare di partita IVA inattiva può essere sottoposto a sanzioni fiscali per non aver presentato i modelli fiscali, per mancata Dichiarazione dei redditi, mancato pagamento imposte o per ulteriori violazioni di natura fiscale;
-il titolare può essere soggetto ad accertamento fiscale per verificare l’effettiva inattività dell’impresa, con la successiva richiesta delle imposte maturate e dovute fino a quel giorno;
-in caso di inerzia del titolare di partita IVA inattiva, l’Agenzia delle Entrate può procedere a esecuzione forzata sia per le sanzioni fiscali che per le imposte non pagate;
-vi può essere la cancellazione dai Registri delle Partite IVA, con la conseguenza che quel soggetto non potrà più svolgere la sua attività con la medesima partita IVA o godere dei benfici fiscali previsti dalla legge per le imprese attive e operanti in modo regolare;
-se ci sono anche violazioni fiscali, il titolare viene sottoposto ad azioni penali o amministrative di cui dovrà rispondere personalmente;
-la segnalazione in Centrale Rischi è l’ultima conseguenza per un’impresa inattiva che penalizza lo svolgimento della futura attività con blocchi sulle linee di credito bancario.

Differenze sostanziali tra impresa inattiva e impresa con partita IVA chiusa

Non bisogna confondere l’impresa inattiva con un’impresa chiusa: nel primo caso, infatti, la società deve rispettare comunque gli obblighi fiscali come il pagamento delle imposte.

Spesso nella prassi le imprese tentennano all’attivazione per timore di non decollare con l’attività o di non riuscire a fatturare quel minimo per sostenere le relative spese. Questa situazione comporta la decisione di aprire la partita IVA ma di attivarla qualche mese dopo o, nei casi più critici, anche un anno dopo.

Si tratta di un caso totalmente diverso dall’impresa chiusa che è dotata di una Partita IVA inutilizzata e chiusa, cioè non più abilitata a svolgere l’attività economica alla quale era destinata.

In quest’ultimo caso, il titolare non deve più pagare le tasse dovute né adempiere alle obbligazioni fiscali sorte dal giorno della chiusura. Attenzione, però, perché le tasse maturate prima della chiusura della partita Iva sono dovute e soggette a eventuale escussione mediante procedura esecutiva, nella forma del pignoramento o dell’ipoteca.

Si comprende bene che in entrambi i casi il momento decisivo è quello della comunicazione all’Agenzia delle Entrate, sia per l’attivazione che per la chiusura.

Come evitare che un’impresa diventi inattiva

Per impedire alla propria partita IVA di diventare inattiva, è necessario mantenere i dati anagrafici sempre aggiornati per per essere facilmente rintracciabili dall’INPS e dall’Agenzia delle Entrate.

Non bisogna dimenticare di adempiere gli obblighi fiscali pagando i contributi previdenziali e le imposte, evitando anche di pagare gli interessi e le relative sanzioni. L’attività deve essere monitorabile anche attraverso la fatturazione e la conservazione di tutti i documenti contabili, evitando di incorrere in sanzioni per omessa fatturazione.

Infine, se vi sono variazioni dell’attività o modifiche nella compagine sociale è necessario comunicarlo tempestivamente all’INPS o all’Agenzia delle Entrate, in base alle competenze di ogni ente.