La richiesta della fotocopia d’identità è ammissibile solo nei casi previsti dalla legge. A tal riguardo, i cittadini sono chiamati a prestare massima attenzione per evitare fenomeni sempre più diffusi, come il furto d’identità. Vediamo, qui di seguito, tutto quello che bisogna sapere sull’argomento e quando la normativa in vigore ammette la richiesta della copia fotostatica non autenticata del documento di riconoscimento.
In tante situazioni sorge la necessità di identificare le persone e non solo in occasione dei controlli effettuati dalle forze dell’ordine. Basti pensare all’apertura del conto corrente, operazione che comporta l’esibizione della carta d’identità in modo che il cassiere possa procedere alla gestione della pratica. Il documento di riconoscimento viene inoltre richiesto dagli addetti delle compagnie telefoniche nel momento in cui l’utente acquista una nuova sim.
Bisogna comunque considerare che il rilascio della fotocopia della carta d’identità è la causa principale del furto d’identità, un reato in costante aumento che genera tutta una serie di conseguenze negative a carico della vittima. Dopo aver carpito i principali dati personali e anagrafici, infatti, i trasgressori di sostituiscono completamente ai malcapitati aprendo a loro nome conti correnti, sottoscrivendo prestiti, richiedendo carte di pagamento e molto altro.
Sul punto è importante sapere che al di fuori delle ipotesi previste dalla legge non c’è alcun obbligo di fornire la copia fotostatica del documento personale. Più nello specifico, il Garante della Privacy ha previsto solo due situazioni in cui viene autorizzata la richiesta della fotocopia non autenticata della carta d’identità.
La prima è contemplata dall’articolo 6, comma 2, della Legge n. 155 del 31 luglio 2005, riguardante il contrasto al terrorismo internazionale e che ha modificato il codice delle comunicazioni elettroniche, ovvero l’articolo 55 del D.lgs. n. 259 del 2003. In buona sostanza è legittima la richiesta della fotocopia della carta d’identità al fine di acquisire la scheda sim.
La seconda riguarda le pubbliche amministrazioni e i gestori dei pubblici servizi, ad esempio i fornitori di luce e gas, i quali possono ottenere tutta una serie di informazioni personali, nonché riguardanti stati, qualità e fatti ex articolo 45 del d.P.R. n. 445 del 2000.
In altri contesti non è ammessa la richiesta della copia del documento, per cui è fondamentale muoversi con la massima cautela. Del resto il Garante riceve costantemente numerose segnalazioni e rilascio di pareri in ordine alle condotte tenute da alcuni istituti di credito e dalle poste. Può succedere che durante lo svolgimento delle operazioni bancarie o postali il cliente venga identificato mediante l’esibizione della carta d’identità, il più delle volte acquisendone la relativa copia fotostatica.
I casi che vengono sottoposti all’esame del Garante sono svariati e si riferiscono agli ordinari versamenti, ai pagamenti oppure ad altri servizi che vengono richiesti direttamente dalla clientela. Solitamente, tuttavia, il problema si pone per l’incasso degli assegni o dei vaglia postali.
Come bisogna procedere di fronte a queste circostanze? La risposta è stata fornita proprio dal Garante con il provvedimento del 27 ottobre 2005. Nel responso si legge che occorre distinguere la necessità di identificare i soggetti dal modo in cui ciò avviene.
L’identificazione alcune volte viene prescritta da una normativa oppure diventa indispensabile per adempiere agli obblighi derivanti da un contratto, per cui non sarà necessario ottenere il consenso da parte dell’interessato. Quest’ultimo, tuttavia, deve essere comunque informato, almeno nel momento in cui sorge il rapporto contrattuale, anche attraverso un apposito modulo.
Naturalmente ogni utente andrà poi identificato con sistemi che variano da un caso all’altro, adeguati al tipo di operazione da portare a termine, incombenza che potrà essere effettuata non solo di persona, ma anche online.
Grava quindi sulla banca o sull’ufficio postale l’onere di appurare l’identità dell’interessato attraverso idonei elementi, quali: la conoscenza personale del soggetto, gli atti e i documenti acquisiti in passato all’atto della costituzione del rapporto contrattuale, l’esibizione del documento di riconoscimento che si rivela necessario nel caso specifico e l’eventuale annotazione dei dati della carta d’identità.
Si può invece produrre la copia della carta d’identità per via telematica? La risposta è affermativa ma nel rispetto di determinati presupposti, ovvero quando ciò viene contemplato da una disposizione normativa oppure l’ufficio postale e la banca devono portare a termine operazioni particolarmente delicate e non riescono a identificare l’interessato con altri sistemi idonei. L’acquisizione del documento personale è dunque da ritenersi legittima per scongiurare ogni responsabilità in capo agli addetti allo sportello dell’istituto di credito e dell’ufficio postale, i quali potrebbero ritrovarsi di fronte a un presentatore sconosciuto di un assegno o di un vaglia.
In ossequio al principio di non eccedenza nel trattamento dei dati, è bene non richiedere più volte copie di documenti di riconoscimento che sono già disponibili in atti. Da evitare anche le inutili letture delle informazioni sulla privacy, assicurando sempre il massimo riserbo nel corso delle operazioni allo sportello.
Davanti alla richiesta della copia della carta d’identità non bisogna sempre dare il benestare a tutti i costi, in quanto occorre muoversi con la massima cautela. Alla luce di quanto spiegato, il Garante della Privacy ha infatti imposto dei rigorosi limiti per l’identificazione dei cittadini che si trovano di fronte agli addetti di una banca, un’azienda o altro ufficio.
Esistono infatti società che chiedono il documento di riconoscimento per consentire l’accesso ai locali. In questi casi, i controllori hanno il diritto di trattenere la carta d’identità o la patente fino a quando l’utente non andrà via?
In altre circostanze, invece, l’impiegato della banca richiede la copia fotostatica del documento di riconoscimento per gestire una determinata pratica. Può farlo?
Come stabilito dal Garante, l’esibizione del proprio documento è legittima quando bisogna acquistare una nuova sim telefonica. Sono autorizzati alla richiesta di esibizione anche le pubbliche amministrazioni o i gestori delle utenze pubbliche, quali luce, acqua e gas. Fuori da queste situazioni il cittadino può negare il rilascio della carta d’identità.
Questo vuol dire che in teoria nemmeno l’ufficio postale e la banca possono avanzare richieste simili, ma su questo punto il Garante si è espresso chiarendo che l’utente dovrà essere previamente informato sulle modalità di identificazione.
Si raccomanda, pertanto, di prestare massima attenzione a chi chiede la copia fotostatica del documento d’identità, perché potrebbe non avere alcun titolo ed essere mosso solo dall’intenzione di effettuare la sottrazione dei dati personali.
Ad ogni modo, nel momento in cui si rilascia il proprio documento è bene annotare sulla fotocopia la denominazione della società richiedente e la relativa motivazione. Chi subisce una sottrazione d’identità, invece, dovrà rivolgersi senza indugio all’Unione dei Consumatori o a un legale esperto per ottenere la necessaria tutela e l’eventuale risarcimento per i danni subiti.
Molto spesso succede di dover ritirare un pacco postale, una lettera raccomandata oppure un plico per conto di un’altra persona, ad esempio i risultati di un esame medico. In circostanze del genere occorre essere muniti di regolare delega alla quale si deve allegare la fotocopia del documento d’identità del destinatario della corrispondenza o di chi è sottoposto agli accertamenti sanitari.
La procedura è del tutto lecita e del resto non si può rischiare di effettuare le consegne nelle mani di chiunque. Come stabilito dal Garante, tuttavia, una volta accertata l’identità del soggetto copia fotostatica del documento andrà comunque restituita e non potrà in alcun modo essere trattenuta. Questa circostanza non rientra fra quelle contemplate dall’articolo 6, comma 2, della Legge n. 155 del 31 luglio 2005.
Nonostante tutte le precauzioni adottate, può comunque capitare di subire un la sottrazione dei propri dati. Come bisogna comportarsi e a chi rivolgersi? Consegnare il documento personale a soggetti non legittimati è abbastanza rischioso, in quanto è alto il rischio di ritrovarsi con contratti e utenze intestati e mai volute. Il proprio nome, l’indirizzo e altre informazioni che finiscono nelle mani sbagliate vengono solitamente impiegati per scopi commerciali indesiderati.
Quando si rimane vittime di tali pratiche la prima cosa da fare è rivolgersi alle forze dell’ordine, ovvero alla Polizia oppure ai Carabinieri. Quando sorge il sospetto che qualcuno utilizza illegittimamente i dati personali per effettuare acquisti o ottenere prestiti è bene contattare senza indugio l’istituto di credito per far presente l’accaduto. La banca, ove ricorrono i presupposti, potrà adottare le necessarie misure ed eventualmente disporre il blocco delle carte di credito.
Richiedere la fotocopia della carta d’identità non è sempre una pratica lecita. Le ipotesi ammesse dalla normativa in vigore sono state fissate dal Garante, il quale ha espresso parere anche in casi particolari.
Oggi la copia fotostatica del documento di riconoscimento si rivela indispensabile per compiere alcune azioni quotidiane, come ad esempio l’acquisto di una nuova sim telefonica o l’attivazione di una fornitura energetica. Anche le pubbliche amministrazioni sono legittimate a fotocopiare i documenti di riconoscimento, ad esempio quando il cittadino deve presentare un’istanza.
Fuori dai casi contemplati dalla legge è bene rifiutarsi dall’esibire il documento d’identità, perché i dati personali possono favorire i truffatori per effettuare acquisti non autorizzati, attivare un nuovo conto corrente bancario, un contratto telefonico, sottoscrivere un prestito e svolgere attività illegali. Le informazioni carpite in modo illegittimo sono inoltre vendute ad altri malintenzionati per compiere reati sotto il nome del malcapitato.
Molti servizi online implicano l’indicazione dei propri dati, quali nome, cognome, indirizzo e numero della carta di credito. I criminali il più delle volte sottraggono queste informazioni direttamente dagli account registrati sul web allo scopo di portare a termine la sottrazione d’identità, ad esempio utilizzando la carta di credito della vittima oppure ottenendo finanziamenti a loro nome.
Rilasciare la copia del documento d’identità in modo leggero e senza le dovute precauzioni è quindi molto rischioso. Il Garante ha previsto delle ipotesi ben precise in cui la richiesta della fotocopia del documento è ammissibile, diversamente è facile ritrovarsi in condizioni poco piacevoli. L’assistenza di un legale esperto in privacy si rivela indispensabile per ottenere la necessaria tutela in caso di sottrazione dei propri dati, oltre che al fine di conoscere le azioni giuridiche da intraprendere nei confronti dei trasgressori.