In questa guida spieghiamo come richiedere la copia di un contratto di locazione registrato.
Seppur all’ordine del giorno per molti proprietari di appartamenti o locali di vario genere, il contratto di locazione è una pratica che i privati gestiscono in autonomia senza l’ausilio di professionisti. E’ pertanto utile sapere tutto ciò che c’è di fondamentale, compreso il capire come richiedere copia di un contratto di locazione registrato, per non incappare in errori che potrebbero anche invalidare il contratto stesso.
Entriamo, quindi, nel merito della vicenda e rispondiamo ad alcune domande in materia di contratto di locazione.
Indice
CONTRATTO DI LOCAZIONE – ASPETTI GENERALI
Per contratto di locazione si intende un accordo mediante il quale una parte, ossia il locatore, si obbliga a far sì che un’altra parte, ossia il conduttore, possa godere di un bene immobile di sua proprietà, dietro pagamento di un corrispettivo in denaro e per un certo periodo di tempo. Il contratto di locazione si distingue dal contratto di affitto: in tale tipologia contrattuale il bene oggetto del contratto sarà esclusivamente a carattere produttivo. La locazione è un contratto che presenta una natura consensuale, basterà quindi una semplice manifestazione di consenso delle parti per poter produrre effetti; inoltre, ha una forma libera, le parti quindi possono decidere come stipularlo (se scritto o se verbale) senza essere vincolati da quanto legislativamente previsto.
Sono molteplici le tipologie di contratto di locazione esistenti che si possono concordare:
– 4+4, per i canoni liberi;
– 3+2, per i canoni concordati o agevolati;
– Da 1 mese a 18 mesi, per i contratti transitori;
– Da 6 mesi a 36 mesi, per gli studenti universitari fuori sede.
Ciò premesso rispetto alla durata dei contratti di locazione, ognuno di essi presenta dei differenti contenuti, che le parti decidono di comune accordo; anche in considerazione degli interessi posti alla base del contratto stesso. Ogni elemento contrattuale potrebbe variare (durata, canone, condizioni), tuttavia, ci sono principi cardine che non possono essere modificati, diversamente si rischierebbe di produrre un contratto non conforme a quanto legislativamente previsto. Gli articoli che non dovranno mai mancare in un contratto di locazione sono: dati delle parti, descrizione dell’immobile, durata del contratto, canone, attestazioni energetiche, deposito cauzionale, costi ulteriori da sostenere (come le utenze), obblighi delle parti, inadempimenti, spese di registrazione del contratto.
Ulteriore elemento da ricordare nella redazione di un contratto di locazione è il rinnovo: si prenda un classico contratto con scadenza 4+4, in tal caso, scaduti i 4 anni – sempre che le parti non dispongano diversamente – ci sarà un rinnovo tacito di altri 4 anni. Dopo la prima scadenza, per evitare il rinnovo tacito, si dovrà inviare una raccomandata al proprietario al fine di comunicare le proprie intenzioni di non rinnovare il contratto o di apportare modifiche sostanziali al contratto sottoscritto. La questione del rinnovo e della disdetta è molto importante, nella redazione di un contratto dovrà quindi essere trattata con attenzione.
COME REGISTRARE UN CONTRATTO DI LOCAZIONE
Il contratto di locazione riguardante beni immobili che presenti una durata maggiore di 30 giorni dovrà obbligatoriamente essere registrato presso gli uffici territorialmente competenti dell’Agenzia delle Entrate. I soggetti obbligati alla registrazione sono il conduttore o il locatore, entrambi dovranno versare l’imposta di registro e sempre che all’interno del contratto non sia stato indicato che si sarebbe optato per l’opzione della cedolare secca. E’ sempre preferibile indicare nel contratto di locazione stesso qual è il soggetto che si dovrà occupare della registrazione.
Alla registrazione del contratto di locazione si dovrà provvedere tassativamente entro 30 giorni conseguenti alla sua decorrenza, ossia il termine precedente tra l’inizio della locazione e la data di stipula del contratto. Sono di due tipologie le modalità di registrazione del contratto: cartacea o telematica.
Con la modalità cartacea una delle parti dovrà recarsi presso l’Agenzia delle Entrate, portandosi dietro almeno due copie del contratto sottoscritto in originale da entrambe le parti, il modello RLI compilato, il modello F24 Elide per il pagamento dell’imposta di registro, una marca da bollo da Euro 16,00 ogni 4 pagine del contratto). Qualora il contratto di locazione venga registrato con cedolare secca basteranno, invece, soltanto le copie del contratto e il modello RLI.
Con la modalità telematica, invece, una delle parti sia direttamente che tramite intermediario abilitato ai servizi Fisconline o Entratel, potrà compiere la registrazione del contratto. Usando il software “Contratti di locazione e affitti di immobili (RLI)”, da scaricare sul sito ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, potrà essere effettuata la registrazione. Qualora non si voglia scaricare il programma, sarà comunque possibile procedere a registrazione mediante la procedura online. Si precisa che, tale modalità telematica, non sarà facoltativa ma obbligatoria per chiunque sia in possesso di almeno 10 unità immobiliari. In tali situazioni, sempre che non sia stata indicata l’opzione della cedolare secca, chi procede a registrazione telematica dovrà effettuare il versamento dell’imposta di bollo e di quella di registro.
COME OTTENERE LA COPIA DI UN CONTRATTO DI LOCAZIONE REGISTRATO
Ciò premesso tutto quanto sopra veniamo ora alla situazione in cui, una volta effettuate tutte le formalità ed avere registrato il contratto di locazione, si presenti la necessità di ottenere una copia del contratto di locazione registrato. Le ragioni sottostanti a tale necessità sono molteplici, per esempio il semplice smarrimento dell’atto in precedenza sottoscritto. In tali situazioni sarà possibile ottenere una copia del contratto di locazione registrato richiedendolo direttamente all’Agenzia delle Entrate, ma vediamo più nel dettaglio l’argomento.
L’opportunità di richiedere una copia di quello che è il contratto di locazione registrato viene riconosciuta direttamente dalla legislazione riguardante l’imposta di registro: l’Ufficio del registro dovrà, infatti, ai sensi del regolamento, rilasciare una copia degli atti che sono stati registrati, qualora vengano richiesti direttamente dagli interessati. Ai sensi di quanto previsto dalla normativa, quindi, in capo all’Ufficio del registro è previsto un vero e proprio obbligo di rilasciare agli interessati copia degli atti registrati; tale obbligo si trasferisce anche in capo all’Agenzia delle Entrate in cui l’Ufficio del registro è ubicato.
Tornando agli atti registrati in base ai quali la legge prevede l’obbligo di rilascio, si segnalano: atti costituiti all’estero, scritture private, richieste e note di registrazione di atti privati e pubblici.
Il contratto di locazione viene fatto rientrare, per pacifica giurisprudenza, tra le scritture private; pertanto, potrà essere effettuata una richiesta contenente la necessità di avere copia registrata alla Agenzia delle Entrate dove è avvenuta la registrazione. Tra i soggetti che possono richiedere copia degli atti così come sopra indicati, tra cui il contratto di locazione, si indicano: i contraenti, gli aventi causa, tutti coloro nel cui interesse è stata effettuata la registrazione.
Andando più nello specifico, la richiesta della copia del contratto di locazione registrato potrà essere effettuata dalle seguenti parti: locatore, conduttore, colui che ha acquistato l’immobile locato essendo l’avente causa del locatore. Qualsiasi altro soggetto non è esplicitamente autorizzato dalla legge a richiedere copia degli atti registrati, tra cui anche i contratti di locazione. Nonostante ciò, tutti questi altri soggetti, potrebbero avere un interesse diretto ad ottenere le copie. In dette situazioni dovranno presenterà un ricorso avanti al Tribunale territorialmente competente, il quale valuterà la coerenza di tale interesse e, se si pronuncerà positivamente, autorizzerà il ricorrente ad ottenere copia del contratto registrato. A mero titolo esemplificativo, capita con frequenza che il Tribunale intervenga con frequenza al fine di autorizzare il rilascio di copie dei contratti di locazione registrati all’amministratore di condominio dove è sito l’immobile locato: l’amministratore non rientra, infatti, tra i soggetti che avrebbero diritto ad ottenere copia degli atti, non essendo tra i soggetti sopra indicati.
Essendo l’Ufficio del registro stato incorporato dall’Agenzia delle Entrate, il quale rappresenta l’ente che l’ha incorporato, dovrà conservare la copia di tutti gli atti registrati, compresi i contratti di locazione, per almeno dieci anni. Dopo tale data, avrà esclusivamente l’onere di consegnarli al competente archivio notarile. Allo scadere del decimo anno, invece, per quanto riguarda i processi verbali con cui si conferma la registrazione dei contratti verbali, questi sono distrutti.